A partir de julio de 2025, la facturación electrónica en España será obligatoria para todas las empresas.
Este cambio, impulsado por la Ley de Creación y Crecimiento de Empresas, busca modernizar y hacer más eficiente la gestión empresarial. Aquí te contamos las claves para entender esta transición y cómo prepararte.
Claves de la Facturación Electrónica
- Obligatoriedad Universal: Todas las empresas, independientemente de su tamaño, deberán emitir y recibir facturas electrónicas. Hasta ahora, solo ciertas empresas estaban obligadas, pero a partir de 2025 la medida se extiende a todas.
- Formato Estándar: Las facturas electrónicas deberán seguir un formato estándar, en tipo de archivo XML, para garantizar la interoperabilidad y la correcta recepción por parte de todas las partes involucradas.
- Plataforma de Intercambio: Se habilitará una plataforma pública para el intercambio de facturas electrónicas, lo que facilitará el proceso y asegurará que todas las transacciones cumplan con los requisitos legales. Ya existe porque en el País Vasco hace tiempo y para las empresas que facturan a partir de 8 millones de euros tienen de plazo para ajustarse a ello hasta finales de este 2024. Los software de facturación que cumplan con los requisitos Hacienda para realizar este intercambio de forma eficiente y segura están en este listado (no pongo el vínculo al listado sino a la página de Hacienda donde se encuentra para asegurar que lo podáis ver siempre actualizado😉)
- Seguridad y Autenticidad: Las facturas electrónicas deberán contar con una firma digital o algún sistema de autenticación equivalente que garantice su integridad y autenticidad. Si antes no tenías el certificado electrónico, ahora sí que es el momento ya que te permite una validación legal.
- Plazo de Conservación: Las facturas electrónicas deberán ser conservadas durante el mismo tiempo que las facturas en papel, es decir, seis años. Esto implica contar con sistemas adecuados de almacenamiento electrónico. Además durante 4 años la empresa estará obligada a dar una copia de dicha factura (o factura simplificada) al cliente que la solicite sin coste adicional ninguno.
¿Qué Se Dejará de Hacer?
- Facturación en Papel: La principal novedad es que se eliminará la facturación en papel. Las empresas ya no podrán emitir ni recibir facturas físicas, lo que requiere una adaptación tecnológica por parte de todos los actores del mercado. Lo que sí puedes realizar es una copia en papel de dicha factura digital si fuera necesario.
- Gestión Manual de Facturas: La entrada de facturas electrónicas reducirá significativamente la necesidad de gestionar facturas manualmente, lo que disminuirá errores y tiempos de procesamiento. Esos sí, quien no esté familiarizado con uno de los programas de facturación homologados como los que he comentado antes, deberán ponerse las pilas. Los hay más y menos intuitivos. Es importante elegir el adecuado para cada uno para que la facturación no se convierta en un problema más.
- Archivado Físico: Con la digitalización, ya no será necesario mantener archivos físicos de facturas, lo que permitirá ahorrar espacio y reducir costes de almacenamiento.
Preparativos Necesarios
- Actualización de Software: Las empresas deberán asegurarse de que sus sistemas de gestión contable y facturación sean compatibles con la emisión y recepción de facturas electrónicas en el formato estándar. Ya lo he comentado antes. Aquí lo más importante, además de hacer estos cambios con tiempo para asegurarse de que todo funciona como es debido, es elegir con cabeza entre los programas homologados.
- Capacitación del Personal: Es fundamental formar al personal en el uso de los nuevos sistemas y en la normativa relacionada con la facturación electrónica.
- Seguridad Informática: Implementar medidas de seguridad robustas para proteger la información digital, incluyendo el uso de firmas digitales y sistemas de autenticación.
- Prueba de Sistemas: Ya lo he puesto antes, pero es de lo más importante. Realizar pruebas previas para garantizar que el sistema de facturación electrónica funcione correctamente y cumpla con todas las exigencias legales será vital para evitar muchos dolores de cabeza que, además, se pueden traducir en multas por no haber hecho bien los procesos de cambio.
La transición a la facturación 100% electrónica en España representa un avance significativo hacia la modernización y eficiencia empresarial. Aunque el cambio puede parecer desafiante, con la preparación adecuada, las empresas podrán beneficiarse de un proceso de facturación más ágil, seguro y económico.
Es abrumador y suena muy trabajoso, pero imaginaos dejando de hacer revisiones entre el Excel y los papeles que tienes, guardando papeles años y años en despacho y trasteros a la espera de que Hacienda te los pida y dando a «un botón» y esté toda la información recopilada.
Yo puedo ayudarte a implementar estas herramientas de facturación y asesorarte sobre cuál puede ser mejor para tu negocio. Contacta conmigo